26 Agustus 2025 Risa Trihastuti
Jakarta – Biro Humas dan Kerja Sama Internasional mendukung pengembangan layanan perpustakaan dengan melakukan berbagai inovasi. Hal ini disampaikan dalam sambutan pembukaan kegiatan Bimbingan Teknis Seri III Tahun 2025 dengan tema ”Layanan Sirkulasi Menggunakan Aplikasi SIPuspa”. Acara berlangsung secara daring melalui Zoom Meeting pada Selasa (12/8/2025) dan diikuti oleh 98 pengelola perpustakaan BPK. Layanan sirkulasi tersebut meliputi peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan penagihan keterlambatan.
Narasumber pada acara ini adalah Dewi Kaniasari, Kepala Subbagian Perpustakaan. Disampaikan tujuan bimtek diantaranya meningkatkan keterampilan dan kompetensi pengelola perpustakaan, khususnya layanan sirkulasi dengan memanfaatkan aplikasi SIPuspa. Pengelola Perpustakaan seringkali mengalami permasalahan terkait sirkulasi, berupa (1) layanan sirkulasi masih dilakukan secara manual dan belum memanfaatkan aplikasi SIPuspa, (2) kunjungan ke perpustakaan belum tercatat dan tidak memanfaatkan aplikasi gerbang SIPuspa, (3) data layanan sirkulasi yang tidak tercatat menyulitkan pengelola untuk menyusun laporan perpustakaan, serta (4) pergantian SDM yang sangat cepat dan seringkali tidak diimbangi dengan transfer knowledge termasuk serah terima pekerjaan dan pencatatan administrasi sirkulasi.
Pada kesempatan ini diperkenalkan inovasi baru perpustakaan berupa pemanfaatan writing pad dalam mempercepat proses peminjaman koleksi. Inovasi ini berupa penandatanganan formulir peminjaman secara digital sehingga mengurangi penggunaan kertas (paperless). Bukti peminjaman yang telah ditandatangani tersebut akan langsung tersimpan sebagai lampiran data peminjaman di aplikasi SIPuspa.
Narasumber kedua yaitu Budi Budiman yang memaparkan Prosedur Operasional Standar (POS) Pelayanan Perpustakaan nomor POS-23.0/X.2/2018 tanggal 16 Mei 2018. POS ini disampaikan agar dipahami dan dipedomani oleh seluruh pengelola perpustakaan BPK dalam memberikan layanan kepada pengunjung perpustakaan. Prosedur peminjaman koleksi perpustakaan sendiri mengalami tiga tahap perkembangan yaitu sebelum tahun 2009 yang masih dilakukan manual, lalu periode 2009 s.d. Juni 2025 yang sudah menggunakan aplikasi SIPuspa namun bukti peminjaman masih harus dicetak dan ditandatangani secara manual. Inovasi terbaru sejak Juni 2025 yaitu proses penandatanganan bukti peminjaman sudah dilakukan secara digital dengan menggunakan writing pad sehingga lebih praktis dan paperless.
Narasumber ketiga adalah Tuti Ariyani yang mempraktikkan pemanfaatan aplikasi SIPuspa dalam memberikan layanan sirkulasi meliputi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan masa peminjaman. Penjelasan dilanjutkan dengan pemanfaatan aplikasi gerbang guna mencatat kunjungan ke perpustakaan. Data kunjungan dan layanan melalui aplikasi SIPuspa ini akan tercatat dalam fitur laporan yang dapat dimanfaatkan oleh pengelola untuk menyusun laporan perpustakaan secara berkala.
Sebelumnya telah diselenggarakan dua kali bimtek yaitu “Persiapan Akreditasi Perpustakaan: Bedah Komponen” pada 14 – 15 Mei 2025 dan “Pengolahan Koleksi Buku Tercetak Menggunakan Aplikasi SIPuspa” pada 18 Juni 2025. Kegiatan tersebut diikuti oleh total peserta 349 orang.