Dalami Pengelolaan Perpustakaan BPK Melalui Diklat

10 Oktober 2022 Risa Trihastuti

Sebanyak 45 orang pengelola perpustakaan di lingkungan BPK mengikuti Diklat Teknis Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi. Diklat dilaksanakan secara luring selama dua hari pada 4-5 Oktober 2022 di ruang galeri BPK RI. Diprakarsai oleh Subbagian Perpustakaan BPK, diklat ini bertujuan untuk meningkatkan kompetensi pengelola perpustakaan di seluruh BPK dalam melaksanakan pengelolaan perpustakaan sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan Khusus, serta memanfaatkan sistem informasi perpustakaan. Pada hari ketiga, kegiatan dilanjutkan dengan studi banding ke Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta dan Museum Bank Indonesia.

Diklat dibuka oleh Kepala Biro Humas dan Kerja Sama Internasional, Yudi Ramdan Budiman. Disampaikan pentingnya pengelola perpustakaan di lingkungan BPK untuk memahami standar dan menyikapi teknologi yang terus berkembang. Pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi di perpustakaan dilaksanakan melalui aplikasi SIPuspa. “Untuk itu, tiap pengelola Perpustakaan di lingkungan BPK perlu memahami pengelolaan melalui aplikasi SIPuspa tersebut, kemudian mengimplementasikan demi meningkatkan layanan di Perpustakaan BPK,” ujar Yudi.

Terdapat dua orang narasumber yang dihadirkan pada diklat hari pertama. Narasumber pertama yaitu Dosen Fakultas Ilmu Budaya Universitas Indonesia, Dr. Luki Wijayanti. Materi yang disampaikan terkait manajemen perpustakaan khusus, dengan pembahasan meliputi Pengantar Ilmu Perpustakaan: Organisasi dan Tata Kerja; Pengembangan Koleksi; serta Pelayanan Perpustakaan. Luki menggarisbawahi bahwa perpustakaan merupakan unsur penunjang penting suatu lembaga. “Perpustakaan, bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi lembaga induknya, sehingga tidak bisa dianggap remeh,” tuturnya.

Narasumber kedua yaitu Koordinator Pengolahan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Nasional, Triani Rahmawati. Materi yang disampaikan yaitu pengolahan bahan perpustakaan berupa katalogisasi dan klasifikasi. Pengolahan merupakan proses pengolahan data bibliografi bahan perpustakaan ke dalam bentuk katalog agar dapat ditemukan kembali oleh pemustaka pada saat koleksi tersebut dibutuhkan. Dijelaskan bahwa tujuan pengatalogan untuk memudahkan pemustaka menemukan koleksi, memperlihatkan koleksi yang dimiliki perpustakaan, memberikan deskripsi singkat tentang isi koleksi, serta membantu proses seleksi bahan perpustakaan.

Diklat hari kedua dilanjutkan dengan penyampaian materi tentang pemanfaatan aplikasi SIPuspa dalam pengelolaan perpustakaan BPK. Narasumber yang hadir yaitu Dewi Kaniasari, Kepala Subbagian Perpustakaan serta Djembar Lembasono yang merupakan Konsultan Aplikasi SIPuspa. SIPuspa sendiri merupakan aplikasi yang digunakan untuk kegiatan otomasi perpustakaan (library automation) dan pengelolaan perpustakaan digital (digital library). Aplikasi ini diresmikan sejak tahun 2011 dan saat ini telah digunakan pada 41 perpustakaan di lingkungan BPK, baik di kantor pusat, Badiklat PKN, Perwakilan Provinsi, Balai Diklat PKN, dan Museum.

Seluruh proses bisnis perpustakaan baik berupa pengolahan koleksi, penelusuran informasi, layanan sirkulasi, keanggotaan, diseminasi, stock opname, penyiangan, penghapusan dan laporan saat ini telah terotomasi dengan menggunakan aplikasi SIPuspa. Untuk menjaga keamanan data dalam pengelolaan database pada Aplikasi SIPuspa diperlukan metode Single Sign On (SSO) BPK menggantikan user admin yang sebelumnya dibuat dengan kode khusus bagi pengelola perpustakaan di masing-masing satuan kerja. Kebutuhan adanya SSO tersebut bertujuan agar penginputan data pada Aplikasi SIPuspa dapat ditelusuri dan dapat dipertanggungjawabkan.

Diklat dilanjutkan dengan praktik pengolahan buku tercetak yang dipandu oleh Tim Pengelola Perpustakaan. Sebagai pengantar disampaikan instruksi kerja nomor 7.0/X.2/2021 tanggal 28 Oktober 2021 tentang Instruksi Kerja Pengolahan Buku Tercetak. Peserta kemudian dibimbing untuk melakukan pengolahan fisik buku serta menginput data bibliografi buku ke aplikasi SIPuspa. Setelah selesai dengan proses pengolahan, peserta diminta untuk melakukan shelving/penataan buku di rak perpustakaan sesuai nomor panggil buku.

Kegiatan praktik dilanjutkan dengan penjelasan mengenai layanan sirkulasi melalui aplikasi SIPuspa. Layanan sirkulasi tersebut meliputi prosedur peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan penagihan. Selain itu peserta dibekali juga pengetahuan untuk melakukan pengecekan dan penambahan anggota perpustakaan melalui aplikasi SIPuspa serta sinkronisasi data pegawai dengan aplikasi SISDM. Peserta juga diminta untuk mencari kembali koleksi buku yang telah diolah dan dishelving sebelumnya (kegiatan temu kembali) untuk dijadikan bahan praktik peminjaman koleksi buku melalui apliaksi SIPuspa.

Hari ketiga diklat, peserta diajak mengunjungi Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta yang masih satu komplek dengan Taman Ismail Marzuki. Peserta diperkenalkan dengan layanan yang diberikan oleh Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta. Selanjutnya peserta diajak meninjau ruangan-ruangan perpustakaan dan menyaksikan langsung layanan yang diberikan. Kunjungan dilanjutkan ke Museum Bank Indonesia. Museum BI menyajikan tata pamer sejarah kebijakan BI, koleksi uang dari zaman kerajaan (numismatik) dan tahapan pembangunan serta arsitektur gedung secara interaktif dengan teknologi terkini.